Lessentiel souhaite mettre en lumière la valeur ajoutée des agences événementielles à travers les spécificités, les engagements et les valeurs qui les animent.
Contexte
Lévénement, qui regroupe une soixantaine d’agences événementielles a souhaité reprendre des travaux initiés notamment avec l’UDA à des fins d’optimisation des relations entre annonceurs et agences conseils en communication événementielle. Rappelons que, sur le sujet des relations, il existe deux documents de référence : - le Guide de la relation entre l’annonceur et l’agence-conseil en communication événementielle de 2010, issu des échanges entre les annonceurs de l’UDA et les membres des associations événementielles de l’époque (l’Anaé et la délégation événementielle de l’AACC – association des agences conseils en communication). - la Belle compétition qui regroupe agences et annonceurs depuis trois ans afin d’entrainer l’ensemble du marché de la communication dans une démarche vertueuse concernant les appels d’offres. Dans un contexte jugé encore tendu par certaines agences et alors que le métier est en pleine évolution, en raison notamment de l’intégration du digital, Lévénement a souhaité produire ses propres recommandations, au-delà de celles issues de nos travaux communs déjà menés.
Les engagements des agences événementielles
Les agences de Lévénement ont souhaité rappeler dans l'ouvrage qu’elles ont pris des engagements pour garantir les meilleures pratiques de leur métier. Ces engagements sont au nombre de 8 : - La qualité, - Le conseil, - La créativité, - L’innovation grâce à une veille permanente, - La sécurité garantie au maximum, - La légalité des opérations menées, - La transparence grâce à un accès à toutes les données techniques et financières dont l’annonceur a besoin, - Un engagement RSE.
La réussite du choix d’une agence
Lessentiel rappelle que le choix d’une agence de communication évènementielle peut se faire de quatre façons : reconduire l’agence en cours, solliciter directement une nouvelle agence, sélectionner une nouvelle agence sur dossier et entretien ou retenir une agence dans le cadre d’un appel d’offres mené par l’annonceur. Lessentiel donne ses « 10 recommandements » pour réussir le choix d’une agence. Des recommandations, se basant sur celles du Guide de la relation entre les annonceurs et les agences conseils en communication événementielle, comme « une prise de brief orale avec possibilité de questions-réponses », « une stricte équité entre les agences » ou « un engagement de confidentialité réciproque » sont ainsi réaffirmées. D’autres comme « une consultation réduite à 3 agences maximum » ou « une indemnisation des agences non retenues au regard du travail effectué » sont formulées de façon catégorique et vont ainsi plus loin que les préconisations du guide partagé avec l’UDA.
Une rémunération de l’agence à sa juste valeur
Lessentiel revient sur la rémunération composite qui était l’un des différents modes de rémunération déjà décrit dans le Guide de la relation entre les annonceurs et les agences conseils en communication événementielle. Le principe repose sur une rémunération mixte : - Pour la conception-création de l’événement, Lessentiel recommande une rémunération sous forme d’honoraires forfaitaires variables prenant en compte la dimension de l’événement, l’utilisation du concept dans la durée et la visibilité sur les supports de l’événement. - Pour la phase de mise en œuvre de l’événement sur les plans techniques, logistiques, l’accompagnement, le suivi post-événement... Lessentiel recommande une rémunération au temps-homme. C'est-à-dire du temps passé comptabilisé en journées pour chacun des profils de ressources. Lessentiel précise que le tarif journée inclut un ensemble de coûts et de charges liés au collaborateur et à la structure de l’agence. - Pour la maitrise d’œuvre, c'est-à-dire les achats réalisés pour le compte du client, Lessentiel recommande une rémunération aux honoraires forfaitaires ou au pourcentage sur le montant des prestations. Dans Lessentiel, nous notons que les modes de rémunération recommandés pour chacun des postes sont moins étendus que dans le Guide de la relation, Lessentiel ayant choisi de mettre tout particulièrement un modèle de rémunération en avant par rapport aux autres.
Une relation pérenne pour créer de l’émulation, être en confiance, simplifier les relations
Au travers de Lessentiel, les agences souhaitent faire passer comme message qu’il est préférable de privilégier les collaborations qui s’inscrivent dans une relation de confiance durable. Cette relation pérenne et ses avantages sont décrits au travers du témoignage de plusieurs annonceurs qui expliquent ce qu’ils retirent d’une relation dans la durée. Ainsi, certains expriment leur satisfaction de plus de performances, de plus de créativité de plus de confiance... Sanofi indique par exemple avoir de plus en plus besoin de simplicité et d’efficacité, de fiabilité et de rapidité pour réduire les temps de process en interne. Pour le groupe pharmaceutique, travailler avec des prestataires qui les connaissent parfaitement est déterminant pour atteindre cet objectif.
Ce petit guide est consultable sur le site de Lévénement, http://www.levenement.org/lessentiel/. N’hésitez pas à consulter par ailleurs le Guide des Relations entre l’annonceur et l’agence conseil en communication événementielle et La belle compétition, réalisés en collaboration avec l’UDA.