Vous travaillez pour une marque

L’Union des marques est amenée, pour l’exercice de son activité, à procéder à des traitements de données personnelles pour lesquels elle est responsable de traitement. Elle est ainsi susceptible de traiter vos données personnelles si vous travaillez pour un annonceur et avez été identifié comme étant susceptible d’être intéressé par les sujets traitées à l’Union des marques.

Dernière mise à jour : 14 septembre 2023

À quel titre traitons-nous vos données personnelles ?

L’Union des marques est une association professionnelle qui exerce une mission de représentation et d’accompagnement des annonceurs. À ce titre, nous diffusons des informations, décryptages, organisons des évènements et formations, mettons en place des programmes, en lien avec la communication, dirigées vers les publics susceptibles d’être intéressés par nos activités. Pour en savoir plus sur les activités et missions de l’Union des marques, cliquez ici.

Les traitements des données personnelles auxquels nous procédons concernant les personnes travaillant chez un annonceur relèvent, au regard des mesures adoptées notamment pour garantir l’exercice de vos droits, de notre intérêt légitime. L’Union des marques tient cette analyse à votre disposition.

Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Vos données personnelles sont utilisées par l’Union des marques :

• pour procéder à la gestion des adhésions et créer des accès au site internet de l’Union des marques réservés aux adhérents
• pour vous envoyer des informations sur l’Union des marques ou sur un thème particulier (identifié comme pouvant vous intéresser grâce à l’intitulé de votre poste) ou des invitations à des évènements, réunions, formations, etc.
• pour échanger avec vous et répondre à vos éventuelles demandes
• pour assurer le suivi de nos échanges et de vos participations à nos évènements, réunions, formations, programmes etc.
• pour communiquer autour de notre activité et notamment animer le site internet de l’Union des marques
• pour mettre à jour notre base de données et gérer vos éventuelles demandes d’exercice des droits au titre de la règlementation sur les données personnelles

Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

Il s’agit avant tout des données relatives à votre identité (civilité, nom, prénom, poste, …) et aux moyens de vous contacter (adresse postale, adresse électronique, numéros de téléphone professionnels, réseaux sociaux, adresse IP …). Ces coordonnées sont les coordonnées que vous utilisez à des fins professionnelles.

Votre photographie ainsi que vos commentaires, témoignages, etc. peuvent également être utilisés à des fins de communication autour de notre activité, par exemple pour l’animation du site internet de l’Union des marques.

En outre, l’Union des marques attribue un identifiant unique à tous ses membres inscrits au sein du logiciel de Gestion relation adhérents.

Comment avons-nous obtenu ces données ?

L’Union des marques peut avoir obtenu ces données de différentes manières :

• elles lui ont été communiquées par votre entreprise au moment de son adhésion
• vous lui avez communiqué lors d’échanges, de demandes d’information ou de participation à nos activités
• elles sont issues d’une veille professionnelle réalisée par l’Union des marques sur diverses sources publiques (internet, réseaux sociaux professionnels ou utilisés à de telles fins, …)
• elles sont issues de la base de données ADN data.

Pour toute information concernant le traitement de vos données personnelles par ADN Data ou toute demande d’exercice de droits concernant leur base de données propre, vous pouvez envoyer un courrier électronique : rgpd@ladn-data.eu ou un courrier postal à cette adresse : Editions D’Après, 13 rue chapon – 75003 Paris

• elles sont issues d’une collecte automatique, temporaire et sécurisée sur les réseaux professionnels via Phantom Buster à seule fin de mettre à jour et compléter le profil des contacts déjà présents dans notre logiciel de gestion relation adhérent.

Vous pouvez effectuer une demande d’opposition pour ce traitement directement à info@uniondesmarques.fr. Pour toute information supplémentaire concernant le traitement de vos données personnelles via Phantom Buster cliquez ici .

Ces données sont-elles obligatoires ?

Lorsque vous nous communiquez vos données personnelles, il est nécessaire de nous fournir a minima vos nom, prénom, poste, entreprise, numéro de téléphone professionnel et adresse électronique professionnelle. À défaut, vous ne pourrez ni être informés des activités de l’Union des marques ni recevoir ses actualités, analyses, conseils et invitations.

Qui peut avoir accès à vos données ?

Le personnel de l’Union des marques et ses sous-traitants ont accès et peuvent traiter vos données personnelles et ce, dans le strict cadre des missions qui leur sont confiés et dans le respect des ordres et instructions de l’Union des marques. Elles sont traitées et conservées sur des serveurs situés en France.

Ont par ailleurs accès à votre fiche sur la plateforme www.uniondesmarques.fr les responsables de cotisation et ambassadeurs de l’Union des marques dans votre entreprise. Vos participations à nos réunions peuvent également, avec votre accord, être communiquées aux membres de l’Union des marques dans le module de présentation de la réunion.

Quels sont les outils informatiques utilisés?

Pour la mise en œuvre de nos traitements, nous recourrons à des outils et/ou partenaires tels que :

• Infoclip : prestataire en infogérance
• Procurios : hébergement du site internet et gestion de la relation adhérents
• Teams : plateforme de mise en relation, d'échanges et de partage de documents lors de réunions
• SurveyMonkey : outil de sondage permettant de recueillir vos avis sur les formations auxquelles vous avez participé
• PhantomBuster : logiciel de "scrapping" des données publiques sur LinkedIn à des fins de mises à jour de notre logiciel de gestion des adhérents uniquement
• Zeendoc : solution de signature électronique
• EPB : logiciel de comptabilité permettant de gérer la facturation des entreprises membres (les données personnelles traitées sont celles du responsable de cotisation).

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

L’Union des marques a établi des durées de conservation maximales de vos données lui permettant de mener à bien ses activités tout en préservant vos intérêts. À l’issue de ces durées, vos données personnelles seront supprimées.

Ces durées de conservation peuvent être allongées en fonction des obligations légales et/ou règlementaires ou contrôles auxquels l’Union des marques peut être soumise.

L’Union des marques peut être amenée à supprimer de manière anticipée tout ou partie de vos données personnelles si vous décidez d’exercer l’un de vos droits listés ci-après.

Vous avez des droits en matière de données personnelles : quels sont-ils ?

Votre droit d’opposition

À tout moment vous pouvez vous opposer, partiellement ou totalement, au traitement de vos données personnelles par l’Union des marques, notamment à des fins de prospection. Cela vous permet d’obtenir que nous cessions d’utiliser vos données personnelles. Sauf si votre demande concerne la prospection, l’Union des marques se réserve le droit de refuser de faire droit à votre opposition si elle démontre un motif légitime et impérieux qui prévaut sur vos intérêts, droits et libertés ou si vos données lui sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

À noter, lorsque vous exercez votre droit d’opposition au traitement, l’Union des marques cesse d’utiliser vos données personnelles et vous ne recevrez donc plus nos communications. Sauf demande explicite de votre part, l’exercice de votre droit d’opposition n’entraîne pas la suppression de vos données. Dans tous les cas, nous conserveront la trace de votre opposition.

Vous pouvez décider à tout moment de revenir sur votre opposition et de choisir de bénéficier de nouveau des services de l’Union des marques. Il vous suffit de nous en informer.

Vos autres droits

Vous disposez également de plusieurs autres droits à l’égard du traitement que l’Union des marques fait de vos données personnelles :

• un droit d’accès

Le droit d’accès vous permet d’obtenir de l’Union des marques la confirmation (ou l’infirmation) que nous traitons vos données personnelles, une copie des données traitées ainsi que le rappel de certaines informations relatives au traitement.

• un droit de rectification

Le droit de rectification vous permet de demander à l’Union des marques de corriger les données personnelles vous concernant qui seraient inexactes ou de compléter des données incomplètes.

• un droit à l’effacement

Le droit à l’effacement vous permet de demander la suppression de vos données personnelles. L’Union des marques peut refuser de faire droit à votre demande d’effacement si :

– les données sont encore nécessaires au regard des utilisations qui vous sont présentées dans ce document

– l’Union des marques démontre un motif légitime impérieux lui permettant de faire obstacle à votre opposition

La suppression de vos données personnelles entrainera l’arrêt de tout traitement relatif à vos données. Vous cesserez de recevoir nos communications et perdrez votre accès au site internet de l’Union des marques.

• un droit à la limitation du traitement

Le droit à la limitation du traitement vous permet d’obtenir que vos données personnelles soient mises de côté temporairement et qu’elles ne soient plus utilisées ni même modifiées pendant ce temps. Ce droit peut être invoqué si :

– vous contestez l’exactitude de vos données personnelles

– vous vous êtes opposé au traitement et attendez de savoir si votre demande sera acceptée ou si l’Union des marques dispose d’un motif légitime à continuer de les traiter

– ou encore si vous estimez le traitement illicite mais que vous refusez que vos données soient effacées ou que les données vous sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice

• un droit à définir des directives sur le sort de vos données après votre décès

Ce droit de décider du sort de vos données après votre mort vous permet d’organiser le sort de vos données personnelles à la suite de votre décès.