Vous êtes un prestataire de l'Union des marques ou pourriez être amené à l'être

L’Union des marques est amenée, pour l’exercice de son activité, à procéder à des traitements de données personnelles pour lesquels elle est responsable de traitement. Elle est ainsi susceptible de traiter vos données personnelles si vous réagissez sur les réseaux sociaux ou sur internet aux actualités du secteur de la communication.

Dernière mise à jour : 24 mai 2018

À quel titre traitons-nous vos données personnelles ?

Comme tout organisme professionnel, l’Union des marques recourt à des prestataires pour l’exécution de certaines de ses activités. Pour en savoir plus sur les activités et missions de l’Union des marques, cliquez ici.

À ce titre, l’Union des marques a besoin de pouvoir identifier et de référencer les prestataires et contacts internes avec lesquels elle travaille et ceux avec lesquels elle pourrait travailler. Elle est ainsi amenée à traiter vos données personnelles respectivement sur les fondements du contrat et de l’intérêt légitime. L’Union des marques a mené une balance des intérêts entre ses intérêts et vos droits. Cette balance a abouti à un résultat positif qui lui permet de se prévaloir de cet intérêt légitime au traitement. L’Union des marques tient cette analyse à votre disposition.

Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Vos données personnelles sont utilisées par l’Union des marques :

• pour établir et référencer une liste des prestataires et personnes à contacter pour réaliser les prestations dont elle a besoin
• pour gérer la relation contractuelle avec vous et permettre sa bonne exécution
• pour gérer vos éventuelles demandes d’exercice des droits au titre de la règlementation sur les données personnelles

Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

Il s’agit des données relatives à votre identité (civilité, nom, prénom, poste, signature…) et aux moyens de vous contacter (adresse postale, adresse électronique, numéros de téléphone). Ces coordonnées sont celles que vous utilisez à des fins professionnelles.

Comment avons-nous obtenu ces données ?

L’Union des marques peut avoir obtenu ces données de différentes manières :

• elles lui ont été communiquées par votre entreprise au moment de la conclusion du contrat avec l’Union des marques
• vous lui avez communiqué lors d’échanges
• elles sont issues d’une veille professionnelle réalisée par l’Union des marques sur diverses sources publiques (internet, réseaux sociaux professionnels ou utilisés à de telles fins , presse professionnelle, …)

Ces données sont-elles obligatoires ?

Lorsque vous nous communiquez vos données personnelles afin d’être contacté, il est nécessaire de nous fournir a minima votre nom et l’une de vos coordonnées professionnelles. À défaut, l’Union des marques ne pourra pas vous contacter.

Dans le cadre de la conclusion d’un contrat entre votre entreprise et l’Union des marques, il est obligatoire pour la bonne exécution de celui-ci de nous communiquer les noms, prénoms et coordonnées professionnelles des contacts auxquels l’Union des marques peut s’adresser. Cela conditionne la conclusion du contrat.

Qui a accès à vos données ?

Seul le personnel de l’Union des marques et ses sous-traitants ont accès et peuvent traiter vos données personnelles et ce, dans le strict cadre des missions qui leur sont confiés et dans le respect des ordres et instructions de l’Union des marques. Elles sont traitées et conservées sur des serveurs situés en France.

L’Union des marques peut en fin être amenée à transmettre certaines de vos données personnelles (nom, prénom, entreprise, …) aux professionnels qui interviennent dans le cadre d’une activité à laquelle vous avez participé ainsi qu’aux partenaires avec lesquels l’Union des marques organise des évènements conjoints. Ceux-ci s’engagent auprès de l’Union des marques à ne pas utiliser vos données à d’autres fins.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

L’Union des marques a établi des durées de conservation maximales de vos données lui permettant de mener à bien ses activités tout en préservant vos intérêts. À l’issue de ces durées, vos données personnelles seront supprimées.

Utilisation des données	Durée de conservation
Données d’exécution du contrat	5 ans à compter de la fin du contrat
Données d’identification et de contacts des prestataires potentiels	10 ans à compter de leur collecte
Données d’opposition	5 ans à compter de l’exercice de votre droit d’opposition

Ces durées de conservation peuvent être allongées en fonction des obligations légales et/ou règlementaires ou contrôles auxquels l’Union des marques peut être soumise.

L’Union des marques peut être amenée à supprimer de manière anticipée tout ou partie de vos données personnelles si vous décidez d’exercer l’un de vos droits listés ci-après.

Vous avez des droits en matière de données personnelles : quels sont-ils ?

Votre droit d’opposition (si votre entreprise n’est pas en contrat avec l’Union des marques)

À tout moment vous pouvez vous opposer, partiellement ou totalement, au traitement de vos données personnelles par l’Union des marques. Cela vous permet d’obtenir que nous cessions d’utiliser vos données personnelles et entraine la suppression de ces dernières. L’Union des marques se réserve le droit de refuser de faire droit à votre opposition si elle démontre un motif légitime et impérieux qui prévaut sur vos intérêts, droits et libertés ou si vos données lui sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

À noter, lorsque vous exercez votre droit d’opposition au traitement, l’Union des marques cesse d’utiliser vos données personnelles. Sauf demande explicite de votre part, l’exercice de votre droit d’opposition n’entraine pas la suppression de vos données. Dans tous les cas nous conserveront la trace de votre opposition.

Vous pouvez décider à tout moment de revenir sur votre opposition. Il vous suffit de nous en informer.

Vos autres droits

Vous disposez également de plusieurs autres droits à l’égard du traitement que l’Union des marques fait de vos données personnelles :

• un droit d’accès

Le droit d’accès vous permet d’obtenir de l’Union des marques la confirmation (ou l’infirmation) que nous traitons vos données personnelles, une copie des données traitées ainsi que le rappel de certaines informations relatives au traitement.

• un droit de rectification

Le droit de rectification vous permet de demander à l’Union des marques de corriger les données personnelles vous concernant qui seraient inexactes ou de compléter des données incomplètes.

• un droit à l’effacement

Le droit à l’effacement vous permet de demander la suppression de vos données personnelles. L’Union des marques peut refuser de faire droit à votre demande d’effacement si :

– les données sont encore nécessaires au regard des utilisations qui vous sont présentés dans ce document

– l’Union des marques démontre un motif légitime impérieux lui permettant de faire obstacle à votre opposition

La suppression de vos données personnelles entrainera l’arrêt de tout traitement relatif à vos données.

• un droit à la limitation du traitement

Le droit à la limitation du traitement vous permet d’obtenir que vos données personnelles soient mises de côté temporairement et qu’elles ne soient plus utilisées ni même modifiées pendant ce temps. Ce droit peut être invoqué si :

– vous contestez l’exactitude de vos données personnelles

– vous vous êtes opposé au traitement et attendez de savoir si votre demande sera acceptée ou si l’Union des marques dispose d’un motif légitime à continuer de les traiter

– ou encore si vous estimez le traitement illicite mais que vous refusez que vos données soient effacées ou que les données vous sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice

• un droit à la portabilité de vos données personnelles

Le droit à la portabilité vous permet de recevoir directement ou permet à un tiers que vous aurez choisi de recevoir les données personnelles qui vous concernent et que vous nous avez fournies dans le cadre de la relation contractuelle avec votre entreprise. Ces données personnelles sont fournies dans un format interopérable, structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

• un droit à définir des directives sur le sort de vos données après votre décès

Ce droit de décider du sort de vos données après votre mort vous permet d’organiser le sort de vos données personnelles à la suite de votre décès.